Κατόπιν συνεδρίασης στην οποία συμμετείχαν όλοι οι νόμιμοι εκπρόσωποι (η διευθύντρια ,η παιδαγωγική ομάδα του πολιτιστικού προγράμματος, η υποδιευθύντρια και αναπληρώτρια συνοδός της εκδρομής, μέλη του δεκαπενταμελούς συμβουλίου και εκπρόσωπος του Συλλόγου γονέων και κηδεμόνων), και αφού αξιολογήθηκαν και οι 4 προσφορές από ισάριθμα τουριστικά πρακτορεία, επιλέχθηκε η προσφορά του πρακτορείου vi-travel, επειδή κρίνεται ως η πλέον συμφέρουσα για τους μαθητές, και ειδικότερα για τους παρακάτω λόγους:

1. Η vi-travel υπέβαλλε αναλυτικό εκπαιδευτικό πρόγραμμα σύμφωνα με την προκήρυξή μας, το οποίο να πληροί όλες τις απαιτήσεις του προγράμματος και τους εκπαιδευτικούς στόχους που έχουν τεθεί.
2. Το ξενοδοχείο που αναφέρεται στην προσφορά του συγκεκριμένου πρακτορείου βρίσκεται σε λογική απόσταση από το κέντρο της πόλης και από τα σημεία εκπαιδευτικού ενδιαφέροντος, όπως γράφεται και όπως φαίνεται στο χάρτη.
3. Η προσφορά ανέρχεται σε μια μέση τιμή , προσιτή για τους μαθητές που θα συμμετάσχουν.

Μετά την επιλογή του πρακτορείου ενημερώθηκαν τηλεφωνικά τα ενδιαφερόμενα πρακτορεία.